Datenschutzerklärung & DSGVO

Datenschutzerklärung & DSGVO für Takoma Digital

Diese Datenschutzerklärung gilt für den gemeinsamen Auftritt von Takoma Digital, insbesondere für Marketingdienstleistungen, Kontaktanfragen, Kundenprojekte und den Verkauf sowie Betrieb der Takoma ERP-Software.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Takoma Digital LLC
30 N Gould St, Ste N
Sheridan, WY 82801
USA
E-Mail: info@takoma-digital.com

2. EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO

Als Vertreter in der Europäischen Union ist benannt:

Prighter EU Rep GmbH (Prighter)
Schellinggasse 3
1010 Wien
Österreich
E-Mail: office@prighter.com

Der EU-Vertreter ist Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen in der EU für datenschutzrechtliche Fragen.

3. Website-Besuch

Beim Besuch unserer Website verarbeiten wir technisch erforderliche Daten:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite
Referrer-URL
Browser und Betriebssystem
Server-Logdaten

Zweck: sichere und stabile Bereitstellung der Website.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Server-Logs werden regelmäßig nach 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Sicherheitsprüfung länger erforderlich ist.

4. Kontaktanfragen und Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail, Formular, Telefon oder Messenger kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere:

Name
Firma
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Inhalt der Anfrage
Projekt- oder Produktinformationen

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Angebotserstellung, Vertragsdurchführung und Kommunikation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Kontaktanfragen werden 12 Monate nach dem letzten Kontakt gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.

5. Marketingdienstleistungen

Im Rahmen unserer Marketing-, Webdesign-, Content-, Social-Media-, Automatisierungs- und Beratungsleistungen verarbeiten wir je nach Projekt:

Kontaktdaten von Kunden und Ansprechpartnern
Projektbriefings und Kommunikationsverlauf
Vertrags- und Rechnungsdaten
Inhalte, Bilder, Videos, Logos, Werbemittel und Kampagnendaten
Zugangsdaten, sofern vom Kunden für ein Projekt bereitgestellt
Analyse-, Reichweiten- oder Kampagnendaten, sofern beauftragt

Zweck: Planung, Umsetzung und Betreuung von Marketing- und Digitalisierungsprojekten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit wir für Kunden personenbezogene Daten in deren Auftrag verarbeiten, wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen, sofern dies erforderlich ist.

6. Newsletter, Direktmarketing und Werbekommunikation

Wenn wir einen Newsletter anbieten oder Direktmarketing betreiben, verarbeiten wir insbesondere E-Mail-Adresse, Namen, Firma, Einwilligungszeitpunkt, Kommunikationshistorie und technische Nachweisdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei zulässiger B2B-Bestandskundenkommunikation.
Widerruf/Widerspruch: Sie können Einwilligungen jederzeit widerrufen und Direktmarketing jederzeit widersprechen.

7. Cookies, Analyse, Tracking und Werbepixel

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien einsetzen.

7.1 Technisch notwendige Cookies

Technisch notwendige Cookies und Speichertechnologien dienen dem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website, etwa für Seitenauslieferung, Sicherheitsfunktionen, Formularschutz oder Cookie-Einstellungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.2 Funktionale Cookies

Funktionale Cookies können eingesetzt werden, um gewählte Einstellungen zu speichern, etwa Sprache, Anzeigeoptionen oder Formularstatus.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit technisch erforderlich, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

7.3 Analyse- und Marketing-Cookies

Analyse- und Marketing-Cookies oder vergleichbare Technologien werden nur eingesetzt, wenn ein entsprechendes Tool tatsächlich aktiv ist und eine erforderliche Einwilligung über ein Cookie-Banner eingeholt wurde.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einwilligungspflichtigen Tools.

Derzeit sind in dieser Datenschutzerklärung keine aktiven Analyse- oder Marketingtools aufgeführt. Falls solche Tools eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung vor Aktivierung um einen konkreten Tool-Block ergänzt, zum Beispiel mit Anbieter, Zweck, Datenkategorien, Cookies, Speicherdauer, Rechtsgrundlage und Drittlandtransfer.

7.4 Eingebettete Inhalte und Social Media

Eingebettete Inhalte von Drittanbietern, etwa YouTube, Vimeo, Instagram, LinkedIn, TikTok, Google Maps oder vergleichbare Dienste, werden nur eingesetzt, wenn sie tatsächlich auf der Website eingebunden sind. Werden solche Inhalte eingesetzt, wird diese Datenschutzerklärung um den jeweiligen Anbieter, Zweck, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Drittlandtransfer ergänzt.

8. Verkauf der Takoma ERP-Software

Beim Kauf der Takoma ERP-Software verarbeiten wir:

Firmenname
Kontaktperson und Kontakt-E-Mail
Rechnungsanschrift
USt-IdNr. und B2B-Nachweis
Zahlungsstatus und Transaktionskennung
gebuchtes Lizenzmodell
akzeptierte AGB-Version
Zeitstempel

Zweck: Vertragsschluss, Lizenzbereitstellung, Zahlungsabwicklung, Rechnungslegung, steuerliche Dokumentation und Missbrauchsschutz.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für EU-B2B-Verkäufe kann die angegebene USt-IdNr. gegen das EU-VIES-System geprüft und das Ergebnis mit Zeitstempel dokumentiert werden.

9. Nutzung der Takoma ERP-Software

Die Takoma ERP-Software wird local-first beim Kunden betrieben. Geschäftsdaten wie Kunden, Aufträge, Mitarbeiter, Maschinen, Materialien, Belege und Dokumente werden grundsätzlich lokal auf den IT-Systemen des Kunden gespeichert. Takoma Digital hat darauf keinen Zugriff, solange der Kunde diese Daten nicht im Rahmen von Support, Wartung oder optionalen Diensten übermittelt oder zugänglich macht.

Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung innerhalb der Software verantwortlich.

10. Lizenz-Heartbeat und Update-Prüfung

Die installierte Software kann in regelmäßigen Abständen, typischerweise alle 7 Tage, einen Lizenz-Heartbeat an unseren Lizenzserver senden. Dabei können verarbeitet werden:

Lizenz-ID
App-Version
Plattform/Betriebssystem
Maschinen-Fingerprint als Hash
Zeitstempel
technisch erforderliche IP-Adresse

Zweck: Lizenzprüfung, Missbrauchsschutz, Update-Kompatibilität und Betriebssicherheit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Heartbeat-Logs werden spätestens nach 24 Monaten gelöscht oder anonymisiert.

11. Zahlungs- und Rechnungsdaten

Zur Vertragsdurchführung verarbeiten wir Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, Transaktionskennungen und steuerlich erforderliche Angaben. Zahlungen können über PayPal oder den jeweils im Checkout angezeigten Zahlungsdienstleister abgewickelt werden. Zahlungsdienstleister verarbeiten Zahlungsdaten in eigener Verantwortlichkeit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Speicherdauer: in der Regel 6 bzw. 10 Jahre nach steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

12. Dienstleister und Empfänger

Wir setzen derzeit insbesondere folgende Dienstleister und Empfänger ein, soweit dies für Betrieb, Zahlung, Kommunikation, Lizenzabwicklung oder steuerliche Dokumentation erforderlich ist:

Dienstleister / Empfänger	Zweck	Sitz / Hinweis
STRATO AG	Webhosting und technischer Betrieb	Deutschland
Elementor Ltd.	Website-Baukasten Elementor Pro inkl. Accessibility-Widget (cdn.elementor.com)	Israel/USA; Standardvertragsklauseln Art. 46 DSGVO
Yoast B.V.	SEO-Plugin (lokale Verarbeitung, keine externe Datenübermittlung)	Niederlande
PayPal (Europe) S.a.r.l. et Cie, S.C.A.	Zahlungsabwicklung	Luxemburg, eigenverantwortliche Verarbeitung
EU-VIES-System	Prüfung von USt-IdNrn. bei EU-B2B-Verkäufen	Europäische Union
Prighter EU Rep GmbH	EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO	Österreich
Konfigurierter E-Mail-Provider	Versand und Empfang von E-Mails, Lizenzkommunikation, Support	Anbieter je nach SMTP-Konfiguration

Nicht eingesetzt, solange nicht ausdrücklich aktiv geschaltet und in dieser Datenschutzerklärung konkret benannt: Google Analytics 4, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, TikTok Pixel, Mailchimp, Brevo, Notion, Asana, YouTube, Vimeo, Instagram-Embeds oder vergleichbare Analyse-, Marketing-, Newsletter-, Projektmanagement- oder Embed-Dienste.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Soweit Dienstleister eigenverantwortlich handeln, gelten deren eigene Datenschutzhinweise.

13. Drittlandtransfer

Takoma Digital LLC hat ihren Sitz in den USA. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland kann stattfinden, wenn dies für Kommunikation, Vertragserfüllung, Lizenzbetrieb, Support oder eingesetzte Dienste erforderlich ist.

Takoma Digital LLC ist aktuell nicht als eigener zertifizierter Teilnehmer im EU-US Data Privacy Framework aufgeführt. Sofern personenbezogene Daten in die USA oder ein anderes Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, sowie ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen, soweit erforderlich.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

Server-Logs: regelmäßig 14 Tage
Kontaktanfragen: 12 Monate nach letztem Kontakt, danach Löschung oder Anonymisierung
Projekt- und Vertragsdaten: für die Dauer des Projekts und gesetzliche Fristen
Rechnungsdaten: in der Regel 10 Jahre
Newsletter-Daten: bis zum Widerruf
Lizenzdaten: für die Dauer des Lizenzverhältnisses und gesetzliche Fristen
Heartbeat-Logs: spätestens nach 24 Monaten gelöscht oder anonymisiert

15. Rechte betroffener Personen

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf:

Auskunft nach Art. 15 DSGVO
Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
Löschung nach Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
Widerruf erteilter Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Anfragen richten Sie bitte an info@takoma-digital.com oder an unseren EU-Vertreter Prighter.

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, Dienste oder Verarbeitungen ändern.

Stand: 26.05.2026